Keamanan Dokumen - Bukan Pencabulan Kertas Saja

Bagi anda yang mencari jasa rental mobil dengan pelayanan terbaik bagi para pelanggannya, dan mencari pilihan kendaraan yang anda butuhkan. Anda bisa mengunjungi rentalelfcenter.com

Apa itu keamanan dokumen? Mengapa keamanan dokumen penting bagi saya? Apa metode terbaik yang dapat digunakan perusahaan saya untuk meningkatkan keamanan dokumen? Apakah itu mahal? Ini adalah beberapa pertanyaan yang mungkin Anda miliki tentang keamanan dokumen.


Dalam artikel ini, saya akan menjelaskan lebih lanjut tentang keamanan dokumen dan mengapa penting bahwa bisnis Anda menerapkan semacam kebijakan atau rencana untuk meningkatkan cara karyawan Anda dan Anda menangani dokumen.

Hampir setiap bisnis memiliki dokumen yang harus mereka proses setiap hari. Kontrak, Faktur, Tanda Terima, Pesanan Pembelian, Memo Internal, dan dokumen yang terkait dengan informasi sensitif adalah beberapa contoh dokumen yang dapat Anda gunakan.

Keamanan dokumen termasuk bagaimana dokumen-dokumen tersebut disimpan, dicadangkan, diproses, dikirim, dan dibuang. Pertama kita akan berbicara tentang penyimpanan dan cadangan dokumen Anda. Ini melibatkan lebih dari sekedar jenis lemari arsip yang ingin Anda beli.

Bahkan di era elektronik ini, dokumen kertas adalah suatu keharusan. Penyimpanan dokumen-dokumen ini dengan aman dan aman sering diabaikan. Untuk dokumen sensitif, Anda perlu mengunci lemari arsip. Anda harus mengetahui siapa di perusahaan Anda yang akan memiliki kunci ke lemari arsip itu dan mereka harus disimpan di lokasi yang aman. Lemari arsip tahan api juga merupakan ide yang bagus.

Ini mungkin tampak tidak nyaman, mahal, dan memakan waktu, tetapi hilangnya dokumen Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu dan uang daripada menjaga keamanan bagi mereka.

Mentransfer semua dokumen Anda ke dalam format elektronik sangat penting untuk keamanan dokumen. Entah melalui entri data atau melalui pemindaian dokumen, Anda dapat mencadangkannya dalam format elektronik untuk membantu memastikan keamanan dan pemulihannya jika Anda kehilangan semua kertas.

Banyak dari dokumen Anda saat ini sudah dalam format elektronik. Mereka dan cadangan elektronik dari dokumen kertas yang Anda buat juga perlu di-backup selain hanya di komputer Anda. Ada layanan penyimpanan data elektronik yang dapat Anda gunakan online yang akan memberi Anda ruang penyimpanan di server yang aman.

Beberapa di antaranya bisa relatif murah, yang lain mengenakan biaya terlalu banyak. Saya sarankan Anda meneliti beberapa dari mereka untuk menemukan solusi yang tepat untuk Anda. Anda dapat membakar dokumen-dokumen itu ke CD, tetapi kemudian harus mencari cara yang aman, di luar tempat usaha Anda untuk menyimpan CD-CD itu.

Anda dapat menyimpan data di komputer lain yang Anda miliki di rumah atau di tempat lain, tetapi perlu diingat siapa yang mungkin dapat mengaksesnya. Perusahaan yang menyediakan penyimpanan aman untuk dokumen dan data elektronik biasanya merupakan metode yang jauh lebih aman.

Anda perlu menerapkan kebijakan keamanan khusus terkait dengan setiap jenis dokumen yang digunakan perusahaan Anda. Karyawan Anda harus mengikuti panduan keamanan dokumen khusus ini setiap saat.

Dokumen dan pengiriman data juga merupakan pertimbangan penting. Apakah Anda menggunakan email terenkripsi saat mengirim dan menerima dokumen? Apakah Anda memerlukan tanda terima dari penerima email Anda untuk menunjukkan bahwa mereka telah mendapatkan data yang Anda kirimkan kepada mereka? Ini mudah diterapkan. PGP untuk email adalah salah satu metode terbaik. Lakukan pencarian untuk PGP dan Anda akan menemukan informasi lebih lanjut tentang itu.

Ketika Anda mengirimkan dokumen sensitif, apakah Anda menggunakan surat tercatat? Apakah Anda mengasuransikannya? Ini adalah bagian penting untuk kebijakan keamanan dokumen Anda. Karyawan Anda harus mengetahui jenis surat keluar khusus mana yang akan menerima perhatian khusus.

Siapa yang membuka surat yang diterima perusahaan Anda? Apakah itu pernah ditinggalkan di tempat terbuka di mana sembarang orang bisa mengambilnya? Karyawan Anda harus menyadari bahwa keamanan dokumen meluas ke email yang masuk juga. Perlu ada instruksi khusus tentang apa yang terjadi pada semua surat masuk.

Sekarang kita bisa melanjutkan ke pembuangan dokumen. Apakah Anda memiliki mesin penghancur kantor? Anda mungkin ingin memiliki satu di setiap area kerja karyawan yang mungkin menangani atau membuat dokumen perusahaan yang sensitif. Miliki kebijakan merobek-robek dokumen yang mereka buang. Lebih baik aman daripada menyesal. Pencuri dan lainnya akan pergi melalui sampah Anda untuk menemukan informasi apa pun yang dapat mereka gunakan untuk keuntungan mereka.

Jika Anda memiliki banyak dokumen sensitif atau ingin lebih berhati-hati, ada layanan yang datang ke kantor Anda untuk mencabik-cabik dan menghancurkan dokumen lalu menghapusnya untuk dibakar. Perusahaan-perusahaan ini menjamin pembuangan dokumen Anda dengan aman.

Saya harap artikel ini telah membantu menjawab setiap pertanyaan yang mungkin Anda miliki tentang keamanan dokumen. Saya lebih jauh berharap bahwa hal itu telah membuat Anda sadar akan perlunya Anda memiliki kebijakan keamanan dokumen di bisnis Anda.